Esiteks pakuvad mõned tipptasemel{0}videokonverentsiseadmed failide üleslaadimist, failide jagamist ja töölaua jagamist: iga osaleja saab faile üles laadida, et teised osalejad saaksid neid oma töölaual vaadata, alla laadida ja salvestada ning sisu jagada.
Teiseks videokonverentsisüsteemi tarkvara rent. Videokonverentsisüsteemi tarkvara rentimise mudeli ülemaailmne käivitamine tähendab, et kasutajad peavad süsteemi kasutamise jätkamiseks oma tellimust igal aastal uuendama. Kõik, mida nad vajavad, on Interneti-ühendus, arvuti, mitmesuunaline mikrofon ja veebikaamera. See mudel on toonud uut elujõudu ja lootust kaugvideokonverentsisüsteemide laiaulatuslikule arendamisele väikestele ja keskmise suurusega{3}}ettevõtetele. Kuigi see pakub hulgaliselt kontorifunktsioone, välistab see ka vajaduse VKEdelt eelnevalt suuri investeeringuid riistvarasse. Vaid võrgu ja terminaliga saavad nad kohe alustada ettevõtte videokonverentside pidamisega, rentides pilvevideokonverentsisüsteemi aastatellimusega.
Kolmandaks säästab see raha, vaeva ja aega.
Aja ja vaeva säästmine parandab üldist ettevõtte efektiivsust. Internet on tõhususe ajastu ja väga tõhusad ettevõtted saavad sageli eelise. Samas ei rahuldu ettevõtted majanduse arenguga enam pelgalt kohapeal äri ajamisega. Iga kord ärikohtumisteks ja isiklikuks kohtumiseks üle piiri reisimine on liiga kulukas. Konverentskõnede ajal ei näe teise poole näoilmeid, ei saa kindlaks teha, kas ta on rahul, ja võib isegi olla raskusi teatud probleemide telefoni teel väljendamisega. Seetõttu on videokonverentsid muutnud traditsioonilisi koosolekumudeleid. Niikaua kui mõlemal osapoolel on videokonverentsiseadmed, saavad nad hõlpsasti koosolekuga liituda, ilma aja- ja geograafiliste piiranguteta.
Neljandaks on veebipõhised videokonverentsirakendused saadaval ka mobiilseadmetes, näiteks iPhone'ides ja Android-seadmetes, võimaldades kasutajatel hõlpsasti koosolekutega mis tahes kohast liituda. See tähendab, et ettevõtted saavad kasutada tõhusamaid ja kuluefektiivsemaid{1}}ettevõtte videokonverentsisüsteeme, jättes samal ajal süsteemi hoolduse ja turvalisuse videokonverentsi pakkuja hooleks. See vähendab kulusid ja parandab koosolekute tõhusust.
